Eine Hotelrenovierung, ein Upgrade des Gäste-WLANs, eine Integration des Property-Management-Systems und eine Verbesserung der Housekeeping-Abläufe können alle als Projekte bezeichnet werden. Sie werden jedoch nicht auf dieselbe Weise gesteuert. Jedes betrifft andere Teams, Gäste, betriebliche Zeitfenster, Lieferanten und Budgets. Deshalb sollte Projektmanagement-Software für Hotels von der Art ausgehen, wie ein Hotel geführt wird, statt zu erwarten, dass das Hotel wie ein gewöhnliches Büro arbeitet.
Das Hotel Technology Management System (HTMS™) von Techorph wurde rund um diese Realität der Hotellerie entwickelt. Seine gemeinsame Projektmanagement-Funktion steht Technologieverantwortlichen über HTMS™ und Betriebsverantwortlichen über Roomline zur Verfügung. Technik und Housekeeping können im selben Projekt- und Entscheidungskontext mitarbeiten, ohne zu IT-Abteilungen zu werden.
Warum allgemeine Projektmanagement-Software den Hotelkontext verfehlt
Ein herkömmliches Projektboard kann ein Fälligkeitsdatum und eine zuständige Person erfassen. Eine Führungskraft im Hotel muss aber oft wissen, welche Zimmer betroffen sind, ob ein Auftragnehmer während der Belegung arbeiten kann, welche Abteilung abzeichnen muss, ob eine Systemintegration eine Abhängigkeit ist und wer die Ausgabe genehmigt hat. Reines Aufgaben-Tracking beantwortet diese Fragen nicht.
Nehmen Sie ein Projekt zur Modernisierung der Aufzüge. Die Technik koordiniert Ausrüstung und Sicherheit. Die Rooms Division steuert die Beeinträchtigung der Gäste. Die Finanzabteilung prüft die Investitionsverpflichtung. Die IT kümmert sich womöglich um die Integration von Zutrittskontrolle oder Überwachung. Das Projekt gelingt nur, wenn diese Verantwortlichkeiten zusammenpassen.
Hotelteams sollten nicht ein Projekt in der IT, ein weiteres in der Technik und ein drittes in einer Tabelle für den General Manager pflegen müssen. Diese Praxis erzeugt widersprüchliche Meilensteine und macht Verantwortlichkeiten schwerer auffindbar.
Ein Hotelprojekt beginnt mit einem betrieblichen Ergebnis
Beginnen Sie mit dem Grund für die Arbeit. Das Ergebnis könnte weniger nicht verfügbare Zimmer, eine schnellere Anreiseabwicklung, eine zuverlässigere WLAN-Abdeckung oder weniger manuelle Koordination im Housekeeping sein. Legen Sie dann das aktuelle Problem, die betroffenen Abteilungen, das Budget, die verantwortliche Person, die Abhängigkeiten und den Erfolgsmaßstab fest.
Das verändert das Gespräch über Projekte. Statt zu fragen, ob jede Aufgabe erledigt ist, kann die Geschäftsleitung fragen, ob das ursprüngliche Problem des Hotels gelöst wurde. Eine abgeschlossene Softwareinstallation ist keine erfolgreiche betriebliche Veränderung, wenn die Mitarbeitenden weiterhin auf Umwege angewiesen sind.
Ein gemeinsamer Projektarbeitsbereich, zwei Führungsperspektiven
HTMS™ ist das Produkt für Technologiemanagement für IT-Direktoren, Technologieverantwortliche und ihre Teams im Hotel. Es verbindet Projekte mit der Technologielandschaft, Schnittstellen, Lieferanten, finanziellen Verpflichtungen und der strategischen Roadmap des Hotels.
Roomline ist das Produkt für den Hotelbetrieb für Betriebsverantwortliche, Technik und Housekeeping. Es hilft diesen Teams, ihre Arbeit im Kontext der Zimmer, der betrieblichen Verantwortlichkeiten und der Nachverfolgung zu steuern. Projekte, Anlagen, Budgets und Entscheidungen sind gemeinsame Funktionen der Techorph-Produkte. Roomline legt kein separates, konkurrierendes Projektverzeichnis an.
Diese Unterscheidung ist wichtig. Ein Netzwerkaustausch wird vielleicht von der IT geleitet, eine Verbesserung der Wartung in den Gästezimmern von der Technik. Beide können dieselbe Budgetprüfung durch die Geschäftsleitung und abteilungsübergreifende Übergaben erfordern, aber jede Führungskraft braucht eine Sicht auf die Arbeit, die zu ihren Verantwortlichkeiten passt.
Wie ein Hotelprojekt von der Anfrage zur Umsetzung gelangt
Erfassen Sie zuerst den geschäftlichen Bedarf in der Sprache der Abteilung. Das Housekeeping meldet zum Beispiel, dass Aktualisierungen des Zimmerstatus wiederholte Telefonate erfordern. IT und Betrieb können gemeinsam untersuchen, ob das Problem im Ablauf, in der Schulung, in der Datensynchronisierung oder in einer Lücke der Anwendung liegt.
Bewerten Sie zweitens Auswirkung, Dringlichkeit, Aufwand und Abhängigkeiten, bevor Sie die Initiative freigeben. Eine Anfrage, die die Anreisen in einem Full-Service-Hotel betrifft, verdient womöglich eine andere Priorität als eine Komfortverbesserung ohne kurzfristige betriebliche Auswirkung.
Verbinden Sie drittens die freigegebene Initiative mit einer Roadmap, einem Budget, einer projektverantwortlichen Person und Meilensteinen. Erfordert die Lösung eine PMS-Schnittstelle, eine Beschaffung und Mitarbeiterschulungen, erfassen Sie diese Abhängigkeiten dort, wo das Projektteam sie prüfen kann.
Koordinieren Sie viertens die Umsetzung entlang der realen Rahmenbedingungen des Hotels: Spitzenbelegung, Wartungsfenster, Dienstpläne der Abteilungen, Gästekommunikation und Zugang für Anbieter. Prüfen Sie schließlich nach der Umsetzung die Akzeptanz und das Ergebnis. Die betroffene Betriebsabteilung sollte bei der Abnahme mitreden und kein fertiges Projekt als Überraschung erhalten.
Was Hotelführungskräfte messen sollten
Nützliche Kennzahlen sind Entscheidungen, die auf Freigabe warten, Initiativen mit Bezug zu Hotelzielen, gebundene gegenüber geplanten Ausgaben, gefährdete Abhängigkeiten, betriebliche Beeinträchtigungen während der Einführung und nach dem Go-live bestätigte Ergebnisse.
Das Projektportfolio eines Hotels ist nützlicher, wenn ein General Manager Investitionen mit einem betrieblichen Ergebnis verbinden kann. Diese Sicht ermöglicht bessere Abwägungen, wenn das Hotel nicht jede Anfrage aller Abteilungen im selben Quartal finanzieren kann.
Fragen für die Auswahl von Projektmanagement-Software im Hotel
Können Technik, Housekeeping, Rooms Division, Finanzabteilung und IT mit gemeinsamen Projektdatensätzen arbeiten? Lässt sich eine Initiative mit einem Geschäftsziel und einem freigegebenen Budget verknüpfen? Führt ein wiederkehrendes Serviceproblem zu einem finanzierten Projekt? Können Führungskräfte Abhängigkeiten und das betriebliche Ergebnis verfolgen, statt nur die Erledigung von Aufgaben?
Projekte nach dem Hotel planen, nicht umgekehrt
Hotelprojekte sind von Natur aus abteilungsübergreifend. Techorph hat HTMS™ und Roomline gebaut, um einen verantwortlichen Managementprozess zu erhalten und zugleich Technologie- und Betriebsteams den Kontext zu geben, den sie tatsächlich nutzen.
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