Uma reforma do hotel, uma atualização do Wi-Fi dos hóspedes, uma integração com o sistema de gestão hoteleira e uma melhoria no fluxo de trabalho da governança podem ser todos chamados de projetos. Mas não são gerenciados da mesma forma. Cada um afeta equipes, hóspedes, janelas operacionais, fornecedores e orçamentos diferentes. É por isso que um software de gestão de projetos hoteleiros deve partir da forma como o hotel funciona, em vez de esperar que o hotel funcione como um escritório genérico.
O Hotel Technology Management System (HTMS™) da Techorph foi desenvolvido em torno dessa realidade da hotelaria. Seu recurso compartilhado de gestão de projetos está disponível para os líderes de tecnologia por meio do HTMS™ e para os líderes de operações por meio do Roomline. A engenharia e a governança podem participar do mesmo contexto de projeto e de decisão sem se tornarem departamentos de TI.
Por que um software genérico de gestão de projetos não enxerga o contexto do hotel
Um quadro de projetos convencional consegue acompanhar uma data de entrega e um responsável. Mas um líder de hotel muitas vezes precisa saber quais quartos são afetados, se uma empresa contratada pode trabalhar com o hotel ocupado, qual departamento precisa aprovar, se uma integração de sistemas é uma dependência e quem aprovou a despesa. Acompanhar apenas tarefas não responde a essas perguntas.
Pense em um projeto de modernização de elevadores. A engenharia coordena os equipamentos e a segurança. A Divisão de Hospedagem administra o incômodo para os hóspedes. Finanças analisa o compromisso de capital. A TI pode cuidar da integração com o controle de acesso ou com o monitoramento. O projeto só tem sucesso quando essas responsabilidades se encaixam.
As equipes do hotel não deveriam ter que manter um projeto na TI, outro na engenharia e um terceiro em uma planilha preparada para o gerente-geral. Essa prática cria marcos conflitantes e dificulta saber quem é responsável.
Um projeto de hotel começa com um resultado operacional
Comece pelo motivo do trabalho. O resultado pode ser menos quartos indisponíveis, um processamento de chegadas mais rápido, uma cobertura sem fio mais confiável ou menos coordenação manual na governança. Depois, defina o problema atual, os departamentos afetados, o orçamento, o responsável, as dependências e a medida de sucesso.
Isso muda a conversa sobre o projeto. Em vez de perguntar se todas as tarefas foram concluídas, a liderança pode perguntar se o problema original do hotel foi resolvido. Uma instalação de software concluída não é o mesmo que uma mudança operacional bem-sucedida se os colaboradores continuam dependendo de soluções improvisadas.
Um espaço de projeto compartilhado, duas perspectivas de liderança
O HTMS™ é o produto de gestão de tecnologia para diretores de TI de hotel, executivos de tecnologia e suas equipes. Ele liga os projetos ao parque tecnológico, às integrações, aos fornecedores, aos compromissos financeiros e ao roadmap estratégico do hotel.
O Roomline é o produto de operações hoteleiras para os líderes de operações, a engenharia e a governança. Ele ajuda essas equipes a gerenciar o trabalho no contexto dos quartos, das responsabilidades operacionais e do acompanhamento até o fim. Projetos, ativos, orçamentos e decisões são recursos compartilhados entre os produtos Techorph. O Roomline não cria um registro de projetos separado e concorrente.
Essa distinção importa. A troca da rede pode ser liderada pela TI, enquanto uma melhoria na manutenção dos quartos pode ser liderada pela engenharia. As duas podem exigir a mesma análise de orçamento pela diretoria e as mesmas passagens de responsabilidade entre departamentos, mas cada líder precisa de uma visão do trabalho que corresponda às suas responsabilidades.
Como um projeto de hotel vai da solicitação à entrega
Primeiro, registre a necessidade de negócio nos termos do próprio departamento. Por exemplo, a governança relata que as atualizações de status dos quartos exigem repetidas ligações telefônicas. A TI e as operações podem investigar juntas se o problema é de processo, de treinamento, de sincronização de dados ou uma lacuna do aplicativo.
Segundo, avalie o impacto, a urgência, o esforço e as dependências antes de aprovar a iniciativa. Uma solicitação que afeta as chegadas em um hotel full-service pode merecer uma prioridade diferente de uma melhoria de conveniência sem impacto operacional no curto prazo.
Terceiro, ligue a iniciativa aprovada a um roadmap, a um orçamento, a um responsável pelo projeto e a marcos. Se a solução exigir uma interface com o PMS, compras e treinamento da equipe, registre essas dependências onde a equipe do projeto possa analisá-las.
Quarto, coordene a implantação em torno das restrições reais do hotel: picos de ocupação, janelas de manutenção, escalas dos departamentos, comunicação com os hóspedes e acesso dos fornecedores. Por fim, verifique a adoção e o resultado depois da entrega. O departamento operacional deve ter voz no aceite, e não receber um projeto concluído de surpresa.
O que os executivos de hotel devem medir
Medidas úteis incluem decisões aguardando aprovação, iniciativas ligadas a objetivos do hotel, gastos comprometidos em relação aos planejados, dependências em risco, interrupções operacionais durante a implantação e resultados verificados depois da entrada em operação.
O portfólio de projetos de um hotel é mais útil quando um gerente-geral consegue ligar o investimento a um resultado operacional. Essa visão permite escolhas melhores quando o hotel não consegue financiar a solicitação de cada departamento no mesmo trimestre.
Perguntas a fazer ao escolher um software de gestão de projetos hoteleiros
A engenharia, a governança, a Divisão de Hospedagem, Finanças e a TI conseguem trabalhar com registros de projeto compartilhados? Uma iniciativa pode ser ligada a um objetivo de negócio e a um orçamento aprovado? Um problema de serviço recorrente tem um caminho até virar um projeto financiado? Os líderes conseguem acompanhar as dependências e o resultado operacional, e não apenas a conclusão das tarefas?
Planeje os projetos em torno do hotel, e não o contrário
Os projetos de hotel são, por natureza, multifuncionais. A Techorph construiu o HTMS™ e o Roomline para preservar um único processo de gestão com responsáveis definidos, dando às equipes de tecnologia e de operações o contexto que elas realmente usam.
Conheça a gestão de projetos hoteleiros no HTMS™ e no Roomline, ou agende uma demonstração para discutir o portfólio ativo do seu hotel.