Una renovación del hotel, una mejora del Wi-Fi para huéspedes, la integración del sistema de gestión de la propiedad y una mejora del flujo de trabajo de housekeeping pueden describirse todos como proyectos. No se gestionan de la misma manera. Cada uno afecta a equipos, huéspedes, ventanas operativas, proveedores y presupuestos distintos. Por eso el software de gestión de proyectos hoteleros debe partir de la forma en que funciona un hotel, en lugar de esperar que el hotel trabaje como una oficina genérica.
El Hotel Technology Management System (HTMS™) de Techorph se desarrolló en torno a esta realidad de la hotelería. Su capacidad compartida de gestión de proyectos está disponible para los líderes de tecnología a través de HTMS™ y para los líderes de operaciones a través de Roomline. Ingeniería y housekeeping pueden participar en el mismo contexto de proyecto y de decisión sin convertirse en departamentos de IT.
Por qué el software genérico de gestión de proyectos no capta el contexto del hotel
Un tablero de proyectos convencional puede seguir una fecha límite y un responsable asignado. Pero un líder hotelero a menudo necesita saber qué habitaciones se ven afectadas, si un contratista puede trabajar con el hotel ocupado, qué departamento debe dar su aprobación, si una integración de sistemas es una dependencia y quién aprobó el gasto. Seguir solo las tareas no responde a estas preguntas.
Piense en un proyecto de modernización de ascensores. Ingeniería coordina el equipo y la seguridad. La división de habitaciones gestiona las molestias para los huéspedes. Finanzas revisa el compromiso de capital. IT puede encargarse de la integración con el control de accesos o la supervisión. El proyecto solo tiene éxito cuando estas responsabilidades encajan.
Los equipos del hotel no deberían tener que mantener un proyecto en IT, otro en ingeniería y un tercero en una hoja de cálculo preparada para el gerente general. Esa práctica genera hitos contradictorios y hace más difícil saber quién es responsable.
Un proyecto hotelero empieza con un resultado operativo
Empiece por el motivo del trabajo. El resultado podría ser menos habitaciones fuera de servicio, llegadas más rápidas, una cobertura inalámbrica más fiable o menos coordinación manual de housekeeping. Después defina el problema actual, los departamentos afectados, el presupuesto, el responsable, las dependencias y la medida del éxito.
Esto cambia la conversación sobre el proyecto. En lugar de preguntar si cada tarea está terminada, la dirección puede preguntar si se resolvió el problema original del hotel. Una instalación de software terminada no equivale a un cambio operativo exitoso si los empleados siguen dependiendo de soluciones alternativas.
Un espacio de proyectos compartido, dos perspectivas de liderazgo
HTMS™ es el producto de gestión tecnológica para los directores de IT del hotel, los directivos de tecnología y sus equipos. Conecta los proyectos con el parque tecnológico, las integraciones, los proveedores, los compromisos financieros y la hoja de ruta estratégica del hotel.
Roomline es el producto de operaciones hoteleras para los líderes de operaciones, ingeniería y housekeeping. Ayuda a esos equipos a gestionar el trabajo en el contexto de las habitaciones, las responsabilidades operativas y el seguimiento. Los proyectos, los activos, los presupuestos y las decisiones son capacidades compartidas entre los productos de Techorph. Roomline no crea un registro de proyectos aparte que compita con el principal.
Esta distinción importa. El reemplazo de la red puede estar liderado por IT, mientras que una mejora del mantenimiento de las habitaciones puede estar liderada por ingeniería. Ambos pueden requerir la misma revisión presupuestaria de la dirección y traspasos entre departamentos, pero cada líder necesita una vista del trabajo que corresponda a sus responsabilidades.
Cómo pasa un proyecto hotelero de la solicitud a la entrega
Primero, registre la necesidad de negocio en los términos del propio departamento. Por ejemplo, housekeeping reporta que actualizar el estado de las habitaciones exige llamadas telefónicas repetidas. IT y operaciones pueden investigar juntos si el problema es de proceso, de formación, de sincronización de datos o una carencia de la aplicación.
Segundo, evalúe el impacto, la urgencia, el esfuerzo y las dependencias antes de aprobar la iniciativa. Una solicitud que afecta a las llegadas en un hotel de servicio completo puede merecer una prioridad distinta a la de una mejora de conveniencia sin impacto operativo a corto plazo.
Tercero, conecte la iniciativa aprobada con una hoja de ruta, un presupuesto, un responsable del proyecto y unos hitos. Si la solución requiere una interfaz con el PMS, compras y formación del personal, registre esas dependencias donde el equipo del proyecto pueda revisarlas.
Cuarto, coordine la implementación en torno a las limitaciones reales del hotel: ocupación máxima, ventanas de mantenimiento, horarios de los departamentos, comunicación con los huéspedes y acceso de los proveedores. Por último, verifique la adopción y el resultado después de la entrega. El departamento operativo debe tener voz en la aceptación, no recibir un proyecto terminado por sorpresa.
Lo que deben medir los directivos del hotel
Algunas medidas útiles son las decisiones pendientes de aprobación, las iniciativas vinculadas a objetivos del hotel, el gasto comprometido frente al planificado, las dependencias en riesgo, las interrupciones operativas durante el despliegue y los resultados verificados después de la puesta en marcha.
El portafolio de proyectos de un hotel es más útil cuando un gerente general puede conectar la inversión con un resultado operativo. Esa vista permite elegir mejor cuando el hotel no puede financiar en el mismo trimestre las solicitudes de todos los departamentos.
Preguntas que conviene hacer al elegir software de gestión de proyectos hoteleros
¿Pueden ingeniería, housekeeping, la división de habitaciones, finanzas e IT trabajar con registros de proyecto compartidos? ¿Puede una iniciativa vincularse a un objetivo de negocio y a un presupuesto aprobado? ¿Tiene un problema de servicio recurrente un camino hacia un proyecto financiado? ¿Pueden los líderes seguir las dependencias y el resultado operativo, y no solo la finalización de tareas?
Planifique los proyectos en torno al hotel, y no al revés
Los proyectos hoteleros son transversales por naturaleza. Techorph creó HTMS™ y Roomline para mantener un único proceso de gestión con responsables claros, a la vez que da a los equipos de tecnología y de operaciones el contexto que realmente usan.
Explore la gestión de proyectos hoteleros en HTMS™ y Roomline, o reserve una demostración para hablar del portafolio activo de su propiedad.